När en kund vill anlita dig behöver det vara tydligt vad ni har kommit överens om. En professionell offert och tydliga villkor skapar trygghet för både dig och kunden och minskar risken för missförstånd.

Det handlar inte om att göra processen stel eller komplicerad. Tvärtom gör tydlighet att samarbetet ofta känns enklare och mer professionellt.

Vad är en offert?

En offert är ett erbjudande till kunden där du beskriver:

vad du ska göra,

vad som ingår,

vad det kostar,

och vilka villkor som gäller.

Offerten hjälper kunden att förstå exakt vad de köper.

Den fungerar också som ett viktigt underlag om det senare uppstår frågor om omfattning, pris eller leverans.

Vad bör en offert innehålla?

En enkel offert kan innehålla:

Kundens namn

Datum

Offertnummer

Beskrivning av uppdraget

Vad som ingår

Vad som inte ingår

Pris

Moms

Betalningsvillkor

Leverans eller tidsplan

Antal revideringar

Eventuella tilläggskostnader

Hur offerten accepteras

Hur länge offerten gäller

Ju tydligare offerten är, desto mindre utrymme finns för olika tolkningar.

Beskriv uppdraget konkret

Undvik formuleringar som:

”Inredningshjälp vardagsrum.”

Det är för otydligt.

Skriv hellre:

”Framtagning av komplett inredningsförslag för vardagsrum inklusive moodboard, färg- och materialpalett, möbleringsförslag, produktlista och en revideringsrunda.”

Då blir omfattningen tydlig.

Specificera vad som ingår

Lista de viktigaste leveranserna.

Exempel:

digitalt uppstartsmöte,

moodboard,

färgpalett,

möbleringsplan,

produktlista,

slutpresentation,

och en revidering.

Kunden ska kunna läsa offerten och förstå vad de faktiskt kommer att få.

Skriv också vad som inte ingår

Det här är minst lika viktigt.

Exempel:

inköp,

montering,

bygglovshandlingar,

elprojektering,

specialritningar,

transport,

eller extra revideringar.

Det minskar risken för att kunden förväntar sig sådant som aldrig var en del av tjänsten.

Pris

Priset ska vara tydligt.

Om kunden är privatperson är det vanligt att kommunicera totalpris inklusive moms.

Om priset är exklusive moms ska detta framgå tydligt.

Exempel:

Pris: 6 900 kr inklusive moms

eller

Pris: 8 000 kr exklusive moms

beroende på kundtyp och hur priset kommuniceras.

Kontrollera alltid aktuella regler för den verksamhet du driver.

Fast pris eller uppskattning

Om uppdraget har fast pris ska det framgå.

Exempel:

Fast pris: 7 500 kr inklusive moms.

Om priset bygger på uppskattad tidsåtgång bör det också stå.

Exempel:

Uppskattad omfattning: 8–10 timmar. Debitering sker enligt timpris.

Var tydlig med vad kunden faktiskt godkänner.

Betalningsvillkor

Bestäm hur och när kunden ska betala.

Du kan exempelvis använda:

hela summan efter leverans,

en del vid bokning och resten vid leverans,

eller delbetalning vid större projekt.

Ett exempel kan vara:

50 % faktureras vid projektstart och resterande 50 % vid slutleverans.

Välj en modell som fungerar för din verksamhet.

Förskottsbetalning

Vid mindre digitala tjänster kan full betalning före projektstart vara praktiskt.

Det minskar risken för obetalda mindre uppdrag och gör administrationen enklare.

Vid större projekt kan en startbetalning eller delbetalningsplan kännas mer rimlig.

Betalningsfrist

På fakturan anges när betalningen ska vara inne.

Det kan exempelvis vara:

10 dagar,

15 dagar,

eller 30 dagar.

Vilken betalningsfrist du använder är en del av dina egna affärsvillkor, så länge den kommuniceras tydligt.

Offertens giltighetstid

Priser och tillgänglighet kan förändras.

Därför är det bra att ange hur länge offerten gäller.

Exempel:

Offerten gäller i 14 dagar från offertdatum.

Efter giltighetstiden kan du behöva lämna en ny offert.

Tidsplan

Kunden behöver också veta när arbetet börjar och ungefär när leveransen sker.

Exempel:

Projektstart sker efter accepterad offert och inkommet kundunderlag. Leverans beräknas inom 10 arbetsdagar från projektstart.

Detta gör det tydligt att leveranstiden inte börjar innan du fått det du behöver.

Kundens underlag

Skriv vad kunden behöver skicka till dig.

Exempel:

mått,

bilder,

planritning,

inspirationsbilder,

information om möbler som ska behållas,

och budget.

Du kan också ange att tidsplanen förutsätter att komplett underlag lämnas i tid.

Revideringar

Revideringar bör regleras tydligt.

Exempel:

En samlad revideringsrunda ingår.

Det betyder att kunden får samla sina önskemål och lämna dem vid ett tillfälle.

Ytterligare ändringar kan debiteras separat.

Definiera vad en revidering är

Det kan vara klokt att förklara vad som räknas som en revidering.

Mindre justeringar av ett framtaget koncept är en sak.

Att ändra hela stilen, färgriktningen eller projektets mål efter leverans kan vara ett nytt arbete.

Tydliga villkor hjälper dig att skilja mellan justering och ny beställning.

Tilläggsarbete

Om kunden vill lägga till något som inte ingår i offerten ska du inte automatiskt börja arbeta med det.

Bekräfta först:

vad som ska göras,

vad det kostar,

och hur tidsplanen påverkas.

Helst skriftligt.

Exempel:

”Detta ligger utanför ursprunglig offert. Jag kan självklart lägga till det för 1 200 kr inklusive moms. Bekräfta gärna så lägger jag in det i projektet.”

Avtal

För enklare uppdrag kan en accepterad offert tillsammans med tydliga villkor fungera som grund för överenskommelsen.

För större eller mer komplexa projekt kan ett separat avtal vara lämpligt.

Avtalet kan bland annat reglera:

uppdragets omfattning,

pris,

betalning,

tidsplan,

ansvar,

ändringar,

avbokning,

och användning av material.

Vid mer omfattande juridiska frågor bör man använda professionell juridisk rådgivning.

Få accept skriftligt

Försök alltid få kundens godkännande skriftligt.

Det kan exempelvis ske genom:

signerad offert,

digital signering,

eller tydlig skriftlig accept via mejl.

Då finns det dokumenterat vad kunden har accepterat.

Muntliga överenskommelser

Även muntliga överenskommelser kan skapa problem om parterna senare minns olika.

Om något bestäms i telefon eller under ett möte är det därför bra att sammanfatta det skriftligt efteråt.

Exempel:

”Tack för mötet. Som vi kom överens om lägger vi till färgsättning av hallen för 1 500 kr. Ny leveransdag blir den 18:e.”

Det skapar tydlighet.

Avbokning

Fundera på vad som händer om kunden avbokar.

Om du redan har:

reserverat tid,

påbörjat arbetet,

beställt material,

eller tackat nej till andra uppdrag

kan en sen avbokning innebära en faktisk kostnad för verksamheten.

Därför bör avbokningsvillkor finnas med där det är relevant.

Ombokning

För konsultationer kan det vara bra att ha en tydlig regel för ombokning.

Exempel:

Ombokning sker senast 24 eller 48 timmar före bokad tid.

Bestäm vad som passar ditt arbetssätt och kommunicera det innan kunden bokar.

Försenat kundunderlag

Projekt kan försenas om kunden inte skickar mått, bilder eller andra uppgifter i tid.

Skriv därför gärna att leveranstiden kan flyttas om underlaget försenas.

Det gör att du inte behöver lova en leveransdag som du inte kan hålla.

Produktförslag och lagerstatus

Om du rekommenderar möbler eller produkter behöver kunden förstå att:

priser,

lagerstatus,

leveranstider,

och sortiment

kan förändras.

Du kan därför skriva att produktinformation gäller vid tiden för presentationen och kan behöva kontrolleras innan beställning.

Mått och information från kunden

Om kunden själv skickar mått behöver du vara tydlig med att ditt arbete bygger på de uppgifter du fått.

Om exakta mått är avgörande kan de behöva verifieras på plats av rätt person innan beställning eller installation.

Det är särskilt viktigt vid specialbeställningar.

Ansvar för hantverk och installation

Som inredare kan du föreslå lösningar.

Men vissa delar behöver bedömas och genomföras av rätt fackperson.

Det gäller exempelvis:

el,

VVS,

bärande konstruktioner,

och vissa byggnadsarbeten.

Det bör vara tydligt att ritningar eller idéer från inredaren inte ersätter teknisk projektering där sådan krävs.

Inköp

Om du beställer produkter åt kunden behöver det vara tydligt:

vem som är köpare,

vem som betalar,

vem som hanterar reklamation,

och om du tar arvode eller påslag för inköpsarbetet.

Om kunden köper produkterna själv blir ansvarsfördelningen ofta enklare.

Ändrade produktpriser

Möbler och material kan ändra pris efter att du gjort din presentation.

Skriv därför gärna att angivna produktpriser är aktuella vid presentationstillfället och kan ändras av återförsäljaren.

Upphovsrätt och material

Du skapar kanske:

moodboards,

ritningar,

presentationer,

bilder,

och koncept.

Det kan därför vara bra att ha villkor för hur materialet får användas.

Till exempel kan det framgå att materialet är avsett för det aktuella projektet och inte får säljas vidare eller användas kommersiellt av andra utan överenskommelse.

Bilder från projektet

Om du vill använda bilder av kundens färdiga hem i:

portfolio,

hemsida,

eller sociala medier

bör detta hanteras tydligt.

Be om kundens tillåtelse.

Särskilt i privata hem är det viktigt att kunden vet var bilderna kan komma att publiceras.

Personuppgifter

När du arbetar med kunder hanterar du personuppgifter, exempelvis:

namn,

adress,

telefonnummer,

mejl,

och ibland bilder av kundens hem.

Dessa ska hanteras på ett ansvarsfullt sätt och enligt gällande dataskyddsregler.

Spara inte mer information än du behöver och tänk på hur dokument och bilder lagras.

Konsumentkund eller företagskund

Det kan finnas olika juridiska regler beroende på om kunden är privatperson eller företag.

Vid försäljning till konsumenter finns särskilda konsumentskyddsregler som företagaren behöver följa.

Det är därför viktigt att kontrollera aktuella regler hos relevanta svenska myndigheter och anpassa villkoren efter hur tjänsten säljs.

Distansförsäljning

Om en privatkund köper en tjänst via exempelvis:

hemsida,

mejl,

eller telefon

kan särskilda regler för distansavtal bli aktuella, bland annat kring vilken information kunden ska få och eventuell ångerrätt.

Vilka regler som gäller beror på situationen.

Använd därför aktuella myndighetskällor när du utformar dina riktiga försäljningsvillkor.

Offert och avtal ska spegla verkligheten

Kopiera inte bara en juridisk mall och hoppas att den fungerar.

Villkoren behöver stämma överens med hur du faktiskt arbetar.

Om din tjänst exempelvis alltid innehåller en revidering ska detta stå.

Om projektet inte omfattar inköp ska även det vara tydligt.

Ett bra avtal beskriver den verkliga processen.

Skriv begripligt

Professionellt språk behöver inte vara svårt språk.

Kunden ska kunna förstå villkoren.

Skriv hellre:

”En revideringsrunda ingår.”

än en lång juridisk formulering om samma sak, så länge villkoret är korrekt.

Tydlighet bygger förtroende.

Offertprocessen steg för steg

En enkel process kan se ut så här:

1. Förfrågan
Kunden kontaktar dig.

2. Behovsanalys
Du tar reda på omfattning och mål.

3. Offert
Du beskriver tjänst, pris och villkor.

4. Accept
Kunden godkänner skriftligt.

5. Betalning eller startavgift
Enligt överenskomna villkor.

6. Kundunderlag
Du får in allt material du behöver.

7. Projektstart
Arbetet börjar.

8. Leverans
Kunden får det överenskomna materialet.

9. Revidering
Om detta ingår.

10. Slutfakturering och avslut

En tydlig process gör att kunden vet vad som händer härnäst.

Praktisk övning – skapa din offertmall

Skapa en offert för en av tjänsterna från Kapitel 2.

Den ska minst innehålla:

kund,

datum,

offertnummer,

tjänst,

omfattning,

leveranser,

pris,

moms,

betalningsvillkor,

tidsplan,

revidering,

tilläggsarbete,

giltighetstid,

och accept.

Läs sedan offerten som om du vore kund.

Finns det något du skulle kunna missförstå?

Om svaret är ja behöver texten bli tydligare.

Övning – skriv dina grundvillkor

Skapa ett första utkast till villkor för verksamheten.

Ta ställning till:

betalning,

avbokning,

ombokning,

revideringar,

tilläggsarbete,

kundunderlag,

produktpriser,

inköp,

och användning av projektbilder.

Se detta som arbetsmaterial.

Innan du använder villkor skarpt i verksamheten bör du säkerställa att de följer de regler som gäller för din företagsform, tjänst och kundtyp.

Kom ihåg

Tydliga villkor handlar inte om att förvänta sig problem.

De gör att både du och kunden vet vad som ska göras, vad det kostar, när det ska levereras och vad som händer om något förändras.

Det skapar en tryggare kundrelation och gör det lättare att arbeta professionellt.

Efter Kapitel 5 ska du kunna

Efter kapitlet ska du kunna skapa en tydlig offert för en inredningstjänst och beskriva vad som ingår och inte ingår i uppdraget.

Du ska förstå varför betalningsvillkor, tidsplan, revideringar, tilläggsarbete, avbokning och skriftlig accept behöver regleras.

Du ska också förstå när juridiska och konsumenträttsliga frågor behöver kontrolleras mot aktuella regler innan villkoren används i ett verkligt företag.