Kapitel 6 – Ekonomi, moms och bokföring

Att förstå företagets ekonomi är en viktig del av att driva en hållbar verksamhet. Du behöver inte vara ekonom för att starta eget, men du behöver förstå grunderna så att du vet vad pengarna i företaget faktiskt betyder.

Som inredare behöver du bland annat kunna skilja på omsättning, kostnader, vinst, moms och skatt och förstå varför god ordning i bokföringen är viktig från början.

Företagets pengar är inte samma sak som dina privata pengar

Ett vanligt nybörjarmisstag är att se pengar som kommer in på företagskontot som pengar som direkt går att använda privat.

Men företagets intäkter ska också täcka:

moms,

skatt,

kostnader,

inköp,

försäkringar,

program,

marknadsföring,

och framtida utgifter.

Det är därför viktigt att skilja mellan företagets ekonomi och din privata ekonomi.

Omsättning

Omsättning är företagets försäljning under en viss period.

Om du säljer inredningstjänster för 60 000 kr under en månad är det företagets omsättning.

Omsättning visar alltså hur mycket verksamheten säljer för, men inte hur mycket du faktiskt tjänar.

Kostnader

Kostnader är sådant företaget betalar för att kunna driva verksamheten.

Det kan vara:

hemsida,

programvaror,

bokföring,

telefon,

försäkring,

resor,

materialprover,

annonsering,

kontorsmaterial,

och andra företagsrelaterade inköp.

När kostnaderna dras från intäkterna ser du bättre hur verksamheten faktiskt går.

Vinst

Vinst är förenklat det som återstår när företagets kostnader har dragits från intäkterna.

Exempel:

Intäkter: 50 000 kr

Kostnader: 15 000 kr

Resultat före skatt: 35 000 kr

Det är viktigt att inte blanda ihop omsättning med vinst.

Ett företag kan ha hög omsättning men ändå låg lönsamhet om kostnaderna är höga.

Vad är moms?

Moms är en skatt som läggs på många varor och tjänster.

Som företagare tar du ofta in moms från kunden och redovisar den vidare.

Momsen är alltså normalt inte en intäkt som du behåller.

Det är därför viktigt att inte räkna hela fakturabeloppet som företagets egen inkomst.

Utgående moms

Utgående moms är moms som du tar ut av kunden när du säljer en momspliktig tjänst eller vara.

Exempel:

Om en tjänst kostar 8 000 kr exklusive 25 % moms blir momsen 2 000 kr och kunden betalar totalt 10 000 kr.

De 2 000 kronorna är utgående moms.

Ingående moms

Ingående moms är den moms företaget betalar på inköp till verksamheten.

Det kan exempelvis vara moms på:

program,

kontorsmaterial,

annonser,

materialprover,

eller annan utrustning.

I många fall får företaget dra av den ingående momsen mot den utgående momsen, om inköpet hör till den momspliktiga verksamheten och övriga krav är uppfyllda.

Momsredovisning

Företaget redovisar skillnaden mellan utgående och avdragsgill ingående moms.

Exempel:

Utgående moms: 10 000 kr

Ingående moms: 3 000 kr

Moms att redovisa: 7 000 kr

Detta är ett förenklat exempel. Exakta regler beror på verksamhet och situation.

Momsperiod

Företag kan redovisa moms med olika intervall, exempelvis:

månad,

kvartal,

eller år.

Vilken period som gäller beror bland annat på företagets registrering och omsättning.

Kontrollera alltid aktuella uppgifter hos Skatteverket.

Exklusive och inklusive moms

Det är viktigt att förstå skillnaden.

Exklusive moms betyder pris före moms.

Inklusive moms betyder att momsen redan är inräknad i priset.

Om du arbetar mot privatpersoner är det viktigt att prisinformationen är tydlig och följer de regler som gäller för konsumentpriser.

Bokföring

Bokföring innebär att företagets ekonomiska händelser dokumenteras.

Det kan vara:

kundfakturor,

leverantörsfakturor,

kvitton,

banktransaktioner,

inköp,

betalningar,

och andra affärshändelser.

Syftet är att företagets ekonomi ska gå att följa och kontrollera.

Verifikationer

Varje bokförd affärshändelse ska kunna styrkas med underlag.

Det kan exempelvis vara:

kvitto,

faktura,

kontoutdrag,

eller annat dokument.

Detta kallas ofta verifikation.

Underlaget behöver innehålla tillräcklig information för att man ska förstå vad affärshändelsen avser.

Spara underlag

Kvitton och andra bokföringsunderlag behöver sparas enligt gällande regler.

Digitala system gör det ofta enklare att fotografera, ladda upp och organisera underlagen löpande.

Det är mycket bättre att göra detta regelbundet än att försöka samla ihop allt långt senare.

Kundfaktura

När du fakturerar en kund behöver fakturan innehålla vissa uppgifter.

Det kan bland annat vara:

fakturadatum,

fakturanummer,

företagets uppgifter,

kundens uppgifter,

vad som sålts,

pris,

moms,

och betalningsvillkor.

Vilka uppgifter som krävs kan variera beroende på situation, så använd alltid ett korrekt faktureringssystem och kontrollera aktuella regler.

Fakturanummer

Fakturor ska normalt ha en löpande och tydlig nummerserie.

Exempel:

1001

1002

1003

Det gör faktureringen spårbar och ordnad.

Betalningsvillkor

På fakturan anger du när kunden ska betala.

Exempel:

10 dagar

15 dagar

30 dagar

Det bör stämma överens med det ni kommit överens om i offerten eller avtalet.

Påminnelser

Om en kund inte betalar i tid behöver du ha en tydlig rutin.

Det kan börja med:

betalningspåminnelse,

kontakt med kunden,

och därefter eventuella fortsatta åtgärder.

Det är bra att inte vänta för länge med att följa upp obetalda fakturor.

Företagskonto

Ett separat konto för verksamheten gör ekonomin mycket enklare att följa.

Även i företagsformer där ett särskilt företagskonto inte alltid är ett absolut krav är det ofta praktiskt att hålla företagets transaktioner separerade från privata köp.

Det minskar risken för fel och sparar tid i bokföringen.

Skatt

Hur skatt fungerar beror bland annat på företagsform.

Det är därför viktigt att inte utgå från att samma regler gäller för alla företag.

Som företagare behöver du planera för skatten och inte använda alla pengar som finns på kontot.

Enskild firma

I en enskild näringsverksamhet är företagaren och verksamheten inte separata juridiska personer på samma sätt som i ett aktiebolag.

Du tar normalt inte ut lön från en enskild firma på samma sätt som från ett aktiebolag.

I stället görs privata uttag, medan beskattningen utgår från verksamhetens resultat enligt gällande regler.

Aktiebolag

Ett aktiebolag är en egen juridisk person.

Företagets pengar är bolagets pengar.

Du kan exempelvis få lön från bolaget, och företaget har egna skyldigheter kring bland annat skatter och avgifter.

Vilken företagsform som passar bäst beror på din situation.

F-skatt

Den som driver näringsverksamhet kan behöva vara godkänd för F-skatt.

Det signalerar bland annat att företagaren själv ansvarar för att betala in skatt och avgifter på inkomsten från verksamheten.

Kontrollera alltid vad som gäller för din verksamhet innan du börjar fakturera.

Preliminär skatt

Företagare betalar ofta preliminär skatt löpande under året.

Den bygger på en uppskattning av det förväntade resultatet.

Om verksamheten går mycket bättre eller sämre än beräknat kan uppgifterna behöva justeras.

Det är därför bra att följa resultatet löpande.

Separera momsen direkt

Ett praktiskt arbetssätt är att inte se momsen som tillgängliga pengar.

Vissa företagare väljer att föra över beräknad moms till ett separat konto när kundbetalningar kommer in.

Det gör det lättare att undvika att pengarna används innan momsredovisningen ska betalas.

Budget

En budget hjälper dig att planera framåt.

Du kan göra en enkel månadsbudget där du uppskattar:

försäljning,

fasta kostnader,

rörliga kostnader,

marknadsföring,

och övriga utgifter.

Då ser du ungefär hur mycket företaget behöver sälja för att gå runt.

Likviditet

Ett företag kan vara lönsamt på papperet men ändå ha för lite pengar på kontot vid fel tidpunkt.

Detta handlar om likviditet.

Om du exempelvis har stora kostnader i början av månaden men kunderna betalar först långt senare kan kassaflödet bli pressat.

Därför behöver du tänka på när pengarna faktiskt kommer in och går ut.

Kassaflöde

Kassaflöde beskriver pengar som rör sig in och ut ur verksamheten.

In: kundbetalningar.

Ut: exempelvis skatt, moms, program, inköp och andra kostnader.

Ett positivt kassaflöde innebär förenklat att mer pengar kommer in än går ut under perioden.

Buffert

En ekonomisk buffert gör verksamheten mindre känslig.

Den kan behövas vid:

svagare månader,

oväntade kostnader,

sjukdom,

försenade kundbetalningar,

eller investeringar.

Det är därför klokt att inte planera verksamheten så att kontot alltid ligger nära noll.

Fasta och rörliga kostnader

Fasta kostnader är sådant som återkommer relativt regelbundet.

Exempel:

program,

hemsida,

försäkring.

Rörliga kostnader förändras beroende på hur mycket du arbetar eller säljer.

Exempel:

resor,

material,

inköp kopplade till ett visst projekt.

Båda behöver finnas med i kalkylen.

Bokföringsprogram

Ett bokföringsprogram kan hjälpa till med:

fakturering,

kvitton,

bankkoppling,

moms,

och rapporter.

Det kan minska administrationen, men det är fortfarande företagaren som ansvarar för att uppgifterna är korrekta.

Bokföringshjälp

Du behöver inte göra allt själv.

En redovisningskonsult kan hjälpa till med exempelvis:

bokföring,

moms,

bokslut,

deklaration,

och rådgivning.

Det kan vara särskilt värdefullt om du är osäker eller verksamheten växer.

Följ ekonomin varje månad

Vänta inte till årets slut med att kontrollera hur verksamheten går.

Gå regelbundet igenom:

omsättning,

kostnader,

resultat,

obetalda fakturor,

moms,

och pengar på kontot.

Då kan du upptäcka problem tidigare.

Skilj på omsättning och pengar på banken

Ett företag kan ha fakturerat mycket utan att kunderna ännu har betalat.

Därför är bokförd försäljning och faktiskt banksaldo inte samma sak.

Du behöver ha koll på båda.

Projektets ekonomi

Det är också bra att följa ekonomin per projekt.

Exempel:

Kundpris: 12 000 kr

Arbetstid: 14 timmar

Resor: 600 kr

Material: 400 kr

När du analyserar detta efteråt ser du om tjänsten faktiskt var lönsam.

Undvik små företagskostnader som växer

En enskild prenumeration kan kännas billig.

Men tio olika program varje månad kan tillsammans bli en stor kostnad.

Gå därför regelbundet igenom abonnemang och fråga:

Använder jag detta?

Hjälper det verksamheten?

Kan jag klara mig utan det?

Pengar till framtida investeringar

Företaget kan också behöva pengar till utveckling.

Det kan vara:

utbildning,

kamera,

dator,

programvara,

marknadsföring,

prover,

eller en ny hemsida.

Lönsamhet gör det möjligt att investera utan att verksamheten blir ekonomiskt sårbar.

Årsbokslut och deklaration

Företagets ekonomi sammanställs varje år.

Exakt hur detta görs beror på företagsform och verksamhet.

Det kan därför vara klokt att redan från början ha ett bokföringssystem och rutiner som gör årsavslutet enklare.

Ekonomisk rutin varje vecka

Ett enkelt sätt att hålla ordning är att avsätta en bestämd tid varje vecka.

Gå då igenom:

kvitton,

fakturor,

betalningar,

kundfordringar,

och kommande utgifter.

En kvart eller halvtimme regelbundet kan spara mycket stress senare.

Praktisk övning – skapa en månadsbudget

Skapa en enkel budget för ditt tänkta företag.

Skriv upp:

Förväntad försäljning

Fasta kostnader

Rörliga kostnader

Marknadsföring

Övriga kostnader

Räkna sedan fram vad som återstår före skatt.

Fundera på:

Hur många kunder behöver du?

Vilka tjänster behöver du sälja?

Är verksamheten realistisk med de priser du satt?

Övning – analysera en faktura

Skapa en exempel­faktura för en av dina tjänster.

Kontrollera att du har med:

fakturadatum,

fakturanummer,

kunduppgifter,

tjänst,

pris,

moms,

totalt belopp,

betalningsvillkor,

och dina företagsuppgifter.

Övning – skapa din ekonomirutin

Bestäm hur ofta du ska:

bokföra,

kontrollera bankkontot,

följa upp obetalda fakturor,

spara undan pengar för moms och skatt,

och följa företagets resultat.

Skriv ner rutinen och gör den så enkel att du faktiskt kan följa den.

Kom ihåg

Bra ekonomi handlar inte bara om att sälja mycket.

Du behöver förstå vad som kommer in, vad som går ut och vad som faktiskt blir kvar.

Genom att hålla ordning på fakturor, kostnader, moms och resultat från början får du bättre förutsättningar att bygga en stabil verksamhet.

Efter Kapitel 6 ska du kunna

Efter kapitlet ska du förstå grunderna i omsättning, kostnader, vinst, moms, bokföring och kassaflöde.

Du ska förstå skillnaden mellan företagets pengar och din privata ekonomi samt varför moms och skatt behöver planeras för.

Du ska också kunna skapa en enkel budget, förstå grunderna i en kundfaktura och bygga en rutin för företagets löpande ekonomi.