Lektion 3 – Prissättning och lönsamhet

Vad kunden faktiskt betalar för – mer än tiden i kundmötet

När du sätter pris på en inredningstjänst är det lätt att bara räkna den tid du sitter med kunden eller arbetar direkt med själva förslaget.

Men ett uppdrag innehåller ofta betydligt mer arbete än så.

Tid kan till exempel gå åt till:

• första kontakt och bokning
• förberedelser inför möten
• behovsanalys
• research
• planritning och möblering
• färg- och materialval
• produktletning
• kontakt med leverantörer
• sammanställning av presentation
• mejl och återkoppling
• justeringar
• fakturering och administration
• uppföljning efter projektet

En tjänst som innehåller ett två timmar långt kundmöte kan därför i praktiken kräva många fler arbetstimmar.

Det är den totala arbetstiden du behöver utgå från när du bedömer om priset är rimligt.

Du behöver också förstå skillnaden mellan debiterbar tid och icke debiterbar tid.

Debiterbar tid är arbete som direkt hör till ett kunduppdrag och som priset behöver täcka.

Icke debiterbar tid kan exempelvis vara:

• bokföring
• marknadsföring
• utveckling av hemsidan
• skapande av innehåll till sociala medier
• kompetensutveckling
• administration
• tid mellan projekt

Även den tiden måste finansieras av företagets intäkter.

Det betyder att du normalt inte kan räkna med att alla timmar i en arbetsvecka går att sälja till kunder.

Som företagare behöver du därför fråga dig:

• Hur lång tid tar tjänsten egentligen från början till slut?
• Vilka moment glömmer jag lätt att räkna med?
• Hur mycket administration kräver varje kund?
• Hur många projekt kan jag realistiskt genomföra samtidigt?
• Hur stor del av min arbetstid kan faktiskt faktureras?

Det professionella målet är att prissätta utifrån hela arbetsinsatsen, inte bara den tid kunden ser.

Timpris, paketpris och projektpris – tre olika sätt att ta betalt

Det finns flera sätt att prissätta inredningstjänster. Vilken modell som passar bäst beror på hur tydligt uppdraget är, hur lätt arbetsinsatsen går att uppskatta och vilken typ av tjänst du säljer.

Timpris

Timpris passar bra när uppdragets omfattning är svår att förutse eller när kunden främst köper rådgivning.

Det kan till exempel vara aktuellt vid:

• inredningskonsultation
• rådgivning på plats
• löpande projektstöd
• inköpshjälp
• extra ändringar utanför ett tidigare avtal

Fördelen är att du får betalt för den tid du faktiskt arbetar.

Nackdelen är att kunden kan uppleva slutkostnaden som mer osäker om det inte finns en tydlig uppskattning av hur många timmar uppdraget väntas ta.

Paketpris

Paketpris innebär att kunden betalar ett fast pris för en tydligt definierad tjänst.

Det passar särskilt bra när du vet ungefär hur lång tid tjänsten brukar ta och kan standardisera processen.

Ett paket kan exempelvis innehålla:

Inredningsförslag för ett rum – fast pris

med moodboard, möbleringsplan, färgpalett, produktförslag och en justeringsrunda.

Paketpris är ofta enkelt för kunden att förstå. Samtidigt kräver det att du själv är noggrann med omfattningen.

Om du underskattar arbetstiden riskerar paketet att bli olönsamt.

Projektpris

Projektpris används ofta för större eller mer individuella uppdrag.

Här sätter du ett pris för hela projektet utifrån exempelvis:

• projektets omfattning
• antal rum
• beräknad arbetstid
• komplexitet
• antal möten
• mängden research
• omfattningen av presentation och ritningar
• projektledning
• inköp eller leverantörskontakt

Projektpriset kan vara fast, men bygger vanligtvis på en individuell kalkyl.

Som inredare behöver du därför fråga dig:

• Är tjänsten tillräckligt standardiserad för ett paketpris?
• Finns stor risk att omfattningen förändras?
• Behöver kunden veta slutpriset redan från början?
• Kan jag uppskatta min arbetstid tillräckligt bra?
• Vad händer om kunden vill lägga till fler moment?

Det är vanligt att kombinera modellerna.

Du kan till exempel sälja ett inredningspaket till fast pris men debitera extra ändringar, ytterligare möten eller tilläggstjänster enligt timpris.

Det professionella målet är att välja en prismodell som är tydlig för kunden och samtidigt skyddar företagets tid och lönsamhet.

Hur du räknar fram ett hållbart timpris

Ett vanligt misstag när man startar företag är att tänka på timpriset som om det vore samma sak som en vanlig timlön.

Så fungerar det inte.

När du är anställd betalar arbetsgivaren kostnader utöver din lön. Som företagare behöver istället företagets intäkter bära både din egen ersättning och verksamhetens kostnader.

Timpriset behöver därför ta hänsyn till exempelvis:

• företagets fasta kostnader
• program och abonnemang
• försäkringar
• bokföring och administration
• marknadsföring
• resor och arbetsmaterial
• tid som inte kan faktureras
• skatter och avgifter
• semester, sjukfrånvaro och ledighet
• den vinstmarginal företaget behöver

Det första steget är att uppskatta hur mycket företaget behöver dra in under ett år.

Därefter behöver du uppskatta hur många timmar du faktiskt kan fakturera kunder under samma period.

Du kan använda en enkel grundmodell:

Nödvändig årsomsättning ÷ fakturerbara timmar = lägsta genomsnittliga intäkt per fakturerbar timme

Anta exempelvis att verksamheten behöver generera 500 000 kronor under året och att du realistiskt kan fakturera 800 timmar.

500 000 ÷ 800 = 625 kronor per timme.

Det betyder inte automatiskt att 625 kronor är rätt kundpris. Kalkylen behöver även ta hänsyn till moms där sådan ska läggas på, marginaler, variation mellan tjänster och risken att du inte når exakt det antal fakturerbara timmar du planerat.

Poängen är att visa varför du inte bör välja timpris enbart genom att titta på vad andra tar betalt.

Två inredare kan ha helt olika kostnader, arbetssätt och antal fakturerbara timmar.

Räkna baklänges från tjänsten

Du kan också använda timkalkylen för att kontrollera dina paketpriser.

Om ett inredningspaket kostar 6 000 kronor exklusive moms och totalt kräver 12 timmars arbete innebär det:

6 000 ÷ 12 = 500 kronor per arbetstimme

Om din kalkyl visar att företaget behöver få in i genomsnitt 700 kronor per fakturerbar timme är paketet sannolikt för lågt prissatt.

Du behöver då antingen:

• höja priset
• minska arbetsinsatsen
• förändra vad som ingår
• effektivisera processen

Det är därför tidrapportering är värdefull även om kunden betalar ett fast paketpris.

Genom att registrera hur lång tid projekten faktiskt tar får du ett bättre underlag för framtida prissättning.

Det professionella målet är att kunna svara på frågan:

Vad behöver varje fakturerbar timme bidra med för att företaget ska bära sina kostnader och vara ekonomiskt hållbart?

Från kalkyl till paketpris – så kontrollerar du om en tjänst faktiskt är lönsam

När du säljer ett paket till fast pris behöver du kunna kontrollera att priset täcker den verkliga arbetsinsatsen.

Börja med att uppskatta hur många timmar varje del av tjänsten tar.

Ett komplett inredningsförslag kan till exempel innehålla:

• kundkontakt och förberedelse
• analys av underlag
• moodboard och koncept
• möbleringsplan
• färg- och materialval
• produktresearch
• sammanställning av presentation
• kundmöte
• justeringar
• administration

Om tjänsten totalt tar 15 timmar och din kalkyl visar att verksamheten behöver få in i genomsnitt 700 kronor per fakturerbar timme blir utgångspunkten:

15 timmar × 700 kronor = 10 500 kronor exklusive moms

Därefter behöver du bedöma om tjänsten innebär ytterligare kostnader eller risker.

Det kan till exempel vara:

• resa
• utskrifter eller prover
• inköp av särskilt material
• externa program
• extra leverantörskontakt
• ovanligt mycket research
• större risk för ändringar

Det är också klokt att lägga in en viss marginal för sådant som är svårt att förutse.

Om varje projekt regelbundet tar två timmar längre än du har räknat med försvinner snabbt en stor del av lönsamheten.

Följ upp efter varje projekt

När ett uppdrag är avslutat kan du jämföra:

Planerad tid
med
Faktisk tid

och sedan räkna:

Paketpris exklusive moms ÷ faktisk arbetstid = faktisk intäkt per arbetstimme

Om ett paket säljs för 10 000 kronor exklusive moms och tar 20 timmar att genomföra blir den faktiska intäkten:

10 000 ÷ 20 = 500 kronor per arbetstimme

Om din verksamhet egentligen behöver ligga på 700 kronor per fakturerbar timme har tjänsten varit för låg prissatt eller för tidskrävande.

På samma sätt kan du upptäcka tjänster som fungerar mycket bra ekonomiskt.

Det gör att prissättning inte behöver vara en gissning.

Ju fler projekt du genomför och följer upp, desto bättre underlag får du för att justera priser, innehåll och arbetsprocess.

Det professionella målet är att varje tjänst ska vara attraktiv för kunden men samtidigt ekonomiskt försvarbar för företaget.

Moms, pris inklusive och exklusive moms – så kommunicerar du pris tydligt

När du sätter pris behöver du skilja på företagets försäljningspris exklusive moms och det belopp kunden faktiskt betalar inklusive moms.

För de flesta inredningstjänster i Sverige är momssatsen normalt 25 procent. Om en tjänst kostar 8 000 kronor exklusive moms blir priset:

8 000 × 1,25 = 10 000 kronor inklusive moms

Det är viktigt att komma ihåg att momsen inte är företagets intäkt. Den tas in från kunden och redovisas vidare enligt gällande momsregler.

Om du arbetar främst mot privatpersoner är det ofta tydligast att kommunicera priset inklusive moms, eftersom det är det faktiska belopp kunden ska betala.

Exempel:

Komplett inredningsförslag – 10 000 kr inkl. moms

I offert och kalkyl kan du samtidigt visa:

• Pris exkl. moms: 8 000 kr
• Moms 25 %: 2 000 kr
• Totalt inkl. moms: 10 000 kr

När du arbetar mot företag är det vanligt att priser anges exklusive moms, men även då ska det framgå tydligt vad som gäller.

Var tydlig med vad priset omfattar

Priset bör inte stå ensamt.

Kunden behöver också förstå:

• vad som ingår
• antal möten
• antal rum
• antal justeringsrundor
• om resa ingår
• om inköp ingår
• om externa kostnader kan tillkomma
• hur tilläggsarbete debiteras

Undvik formuleringar där kunden måste gissa vad slutkostnaden kan bli.

Om du arbetar på timpris kan du till exempel skriva:

950 kr/timme inkl. moms. Beräknad omfattning 5–7 timmar. Eventuellt arbete utöver detta godkänns av kunden innan det påbörjas.

Det skapar större trygghet än att bara ange ett timpris utan någon uppskattning.

Kontrollera alltid aktuella regler

Momsregler, beloppsgränser och undantag kan förändras. Därför bör du alltid kontrollera aktuella regler hos Skatteverket när verksamheten startas eller förändras.

Det professionella målet är att kunden aldrig ska behöva undra:

Är detta slutpriset – och vad får jag för pengarna?

Rabatter och låga introduktionspriser – när de kan fungera och när de blir ett problem

När du är ny som inredare kan det kännas lockande att sätta ett mycket lågt pris för att få in kunder snabbt.

Det kan ibland vara en medveten strategi, men det behöver göras försiktigt.

Ett lågt introduktionspris kan exempelvis användas när du vill:

• få dina första referensprojekt
• bygga portfolio
• testa en ny tjänst
• samla kundomdömen
• få erfarenhet av hur lång tid en tjänst faktiskt tar

Problemet uppstår när det låga priset inte har ett tydligt syfte eller när det blir permanent.

Om en tjänst egentligen behöver kosta 8 000 kronor för att vara lönsam men säljs för 3 500 kronor under lång tid kan företaget få svårt att bära sina kostnader, även om många kunder bokar.

Rabatt ska vara ett medvetet beslut

En rabatt bör alltid kunna motiveras.

Du behöver veta:

• varför rabatten ges
• hur länge den gäller
• vilken normalprisnivå tjänsten egentligen har
• om tjänstens omfattning förändras
• vad du vill få tillbaka i utbyte mot det lägre priset

Ett introduktionserbjudande kan till exempel vara tidsbegränsat eller gälla ett visst antal kunder.

Det kan också vara klokt att tydligt visa ordinarie pris.

Exempel:

Introduktionspris: 6 500 kr inkl. moms
Ordinarie pris: 8 500 kr inkl. moms

Det gör det tydligt att rabatten är tillfällig och hjälper dig att etablera den prisnivå du egentligen vill arbeta med.

Var försiktig med individuella rabatter

Om du regelbundet sänker priset så fort en kund tvekar kan det skapa problem.

Kunden kan börja uppfatta priset som förhandlingsbart och du riskerar att själv försvaga värdet i ditt erbjudande.

Ett bättre alternativ kan ibland vara att minska tjänstens omfattning istället för priset.

Om kunden exempelvis inte har budget för ett komplett paket kan du erbjuda en mindre tjänst med färre leveranser istället för att genomföra samma arbete till ett betydligt lägre pris.

Det gör att relationen mellan pris och arbetsinsats fortfarande är rimlig.

Gratisarbete behöver också räknas

Det är vanligt att nystartade kreatörer gör kostnadsfria projekt för att bygga portfolio.

Det kan vara värdefullt om projektet är strategiskt valt, men gratisarbete kostar fortfarande tid.

Fråga därför:

• Ger projektet material jag faktiskt behöver till min portfolio?
• Får jag tillåtelse att fotografera och visa resultatet?
• Passar projektet den typ av kunder jag senare vill attrahera?
• Hur många timmar är jag beredd att investera?
• Finns en tydlig gräns för vad som ingår?

Gratis eller rabatterat arbete bör ses som en investering med ett tydligt syfte, inte som ett normalt sätt att driva verksamheten.

Det professionella målet är att kunna använda erbjudanden strategiskt utan att vänja kunderna eller dig själv vid priser som inte bär verksamheten.

Övning – Räkna fram pris och lönsamhet för en av dina tjänster

Välj en av de tre tjänster du skapade i föregående lektion.

Börja med att skriva ned alla moment som ingår i tjänsten, från första kundkontakt till avslut.

Uppskatta sedan hur lång tid varje moment tar.

Det kan till exempel vara:

• första kontakt och bokning
• förberedelse
• kundmöte
• analys
• moodboard
• möbleringsplan
• färg- och materialval
• produktresearch
• presentation
• återkoppling
• justering
• administration och fakturering

Räkna därefter ihop den totala arbetstiden.

Utgå sedan från ett timvärde som du vill testa i kalkylen.

Beräkna:

Total arbetstid × timvärde = grundpris exklusive moms

Exempel:

12 timmar × 750 kr = 9 000 kr exkl. moms

Om tjänsten omfattas av 25 procent moms blir kundpriset:

9 000 × 1,25 = 11 250 kr inkl. moms

Bedöm därefter om tjänsten har andra kostnader, till exempel resa, materialprover, utskrifter eller externa tjänster.

Fundera också på om du behöver lägga in en marginal för oförutsedd arbetstid.

Kontrollera paketets faktiska timintäkt

Bestäm därefter ett tänkt paketpris och räkna:

Paketpris exkl. moms ÷ beräknad arbetstid = intäkt per arbetstimme

Jämför resultatet med det timvärde du utgick från.

Om summan blir betydligt lägre behöver du fundera över om du ska:

• höja priset
• minska omfattningen
• effektivisera arbetsprocessen
• ta betalt separat för vissa moment

Gör tre scenarier

Skapa till sist tre kalkyler:

Scenario 1 – Planerad tid
Tjänsten tar exakt så lång tid som du har räknat med.

Scenario 2 – Två extra arbetstimmar
Se hur lönsamheten förändras om projektet tar längre tid än planerat.

Scenario 3 – 15 % rabatt
Se vad som händer med timintäkten om du säljer tjänsten till ett rabatterat pris.

Avsluta med 5–8 meningar där du reflekterar över om ditt första pris känns hållbart och vilka delar av tjänsten som påverkar lönsamheten mest.

Syftet med övningen är att göra prissättningen konkret och visa hur små förändringar i pris, arbetstid eller omfattning kan få stor betydelse för företagets ekonomi.

Sammanfattning

I den här lektionen har du arbetat med hur priser på inredningstjänster kan byggas upp på ett hållbart sätt.

Du har gått igenom skillnaden mellan timpris, paketpris och projektpris och hur den verkliga arbetsinsatsen behöver räknas in i varje tjänst.

Du har också arbetat med hur företagets kostnader, icke debiterbar tid, moms, rabatter och oförutsedda arbetstimmar påverkar lönsamheten.

En professionell prissättning handlar inte om att välja ett pris som känns bra eller som liknar konkurrenternas. Den behöver bygga på en förståelse för verksamhetens kostnader, arbetstid och ekonomiska mål.

Efter lektionen ska du kunna

Efter lektionen ska du kunna:

• skilja mellan timpris, paketpris och projektpris
• uppskatta den totala arbetstiden i ett uppdrag
• förstå skillnaden mellan debiterbar och icke debiterbar tid
• räkna fram ett grundläggande timvärde
• kontrollera om ett paketpris är ekonomiskt hållbart
• beräkna faktisk intäkt per arbetstimme
• förstå hur moms påverkar kundpriset
• kommunicera pris tydligt till kunden
• bedöma hur rabatter påverkar lönsamheten
• följa upp planerad och faktisk arbetstid efter ett projekt
• justera pris, omfattning eller arbetsprocess när en tjänst inte är tillräckligt lönsam