Vad en professionell offert behöver innehålla

En offert är ett konkret erbjudande till kunden. Den ska göra det tydligt vad du erbjuder, vad det kostar och på vilka villkor arbetet genomförs.

En professionell offert bör normalt innehålla:

• kundens namn och kontaktuppgifter
• företagets namn och kontaktuppgifter
• datum och offertens giltighetstid
• beskrivning av uppdraget
• vad som ingår
• vad som inte ingår
• antal möten och justeringsrundor
• leveransform
• pris
• moms
• eventuella tilläggskostnader
• betalningsvillkor
• preliminär tidsplan
• hur ändringar hanteras
• hänvisning till avtalsvillkor
• hur kunden accepterar offerten

Det är viktigt att beskriva uppdragets omfattning tillräckligt tydligt.

Skriv hellre:

Komplett inredningsförslag för vardagsrum, inklusive moodboard, möbleringsplan, färg- och materialpalett, produktförslag samt en justeringsrunda

än:

Inredningshjälp vardagsrum

Ju mer konkret offerten är, desto lättare blir det att avgöra vad som faktiskt ingår i det avtalade priset.

Var tydlig med avgränsningar

Offerten bör också beskriva sådant som inte ingår när det annars finns risk för missförstånd.

Det kan till exempel vara:

• inköp och beställningar
• leveransbevakning
• montering
• bygglov eller tekniska handlingar
• el- och VVS-projektering
• extra visualiseringar
• fler ändringsrundor
• resor utanför ett visst område

Tydliga avgränsningar skyddar både kunden och företaget.

Ange pris på ett begripligt sätt

För privatkunder bör det framgå tydligt vilket belopp kunden faktiskt ska betala.

Exempel:

Pris exkl. moms: 8 000 kr
Moms 25 %: 2 000 kr
Totalt inkl. moms: 10 000 kr

Om vissa kostnader kan tillkomma behöver även det framgå.

Det professionella målet är att kunden ska kunna läsa offerten och direkt förstå vad uppdraget omfattar, vad det kostar och vad som händer om omfattningen förändras.

Från offert till avtal – när en överenskommelse blir bindande

När kunden accepterar en offert uppstår normalt ett avtal mellan parterna.

Därför är det viktigt att inte se offerten som enbart information om pris. Den fungerar ofta som en central del av den överenskommelse som reglerar uppdraget.

Avtalet behöver göra det tydligt vad både du och kunden har åtagit er.

Det kan till exempel handla om:

• uppdragets omfattning
• pris och betalningsvillkor
• tidsplan
• antal justeringar
• kundens ansvar för att lämna korrekta mått och underlag
• hur ändringar i uppdraget hanteras
• vad som händer vid förseningar
• avbokning eller avbeställning
• rättigheter till ritningar, bilder och presentationsmaterial
• hur eventuella tvister ska hanteras

Det är särskilt viktigt att skilja mellan det ursprungliga uppdraget och sådant som kunden vill lägga till senare.

Om kunden efter godkänd offert exempelvis vill lägga till ytterligare ett rum bör det dokumenteras som en ändring eller tilläggsbeställning, med nytt pris och eventuell påverkan på tidsplanen.

Dokumentera förändringar

Även om kontakten med kunden är personlig och informell bör större förändringar alltid bekräftas skriftligt.

Det kan göras genom exempelvis mejl:

Vi har nu kommit överens om att även sovrummet ska ingå i projektet. Tillägget omfattar möbleringsplan och färgförslag och kostar X kronor inklusive moms. Den nya leveranstiden blir ...

Det skapar en tydlig dokumentation av vad som faktiskt har överenskommits.

Muntliga överenskommelser kan också få betydelse

Avtal behöver inte alltid vara långa dokument med underskrifter för att få rättslig betydelse. Även muntliga överenskommelser kan i många situationer vara bindande.

Problemet är att det blir svårare att bevisa vad parterna faktiskt kom överens om.

Därför är skriftlighet nästan alltid ett bättre arbetssätt i ett professionellt kundprojekt.

Konsumentkunder kräver särskild tydlighet

När du säljer tjänster till privatpersoner behöver du också ta hänsyn till gällande konsumentskyddsregler. Vilka regler som är tillämpliga kan bland annat bero på hur tjänsten säljs och vad uppdraget omfattar.

Vid digital försäljning eller avtal som ingås utanför företagets fasta affärslokal kan exempelvis särskilda informationskrav och regler om ångerrätt bli aktuella.

Det är därför viktigt att använda aktuella avtalsvillkor och kontrollera gällande regler när verksamheten startas.

Det professionella målet är att skapa en överenskommelse där båda parter vet vad som ska göras, vad det kostar och vilka regler som gäller om något förändras.

Betalningsvillkor, förskott och fakturering – minska den ekonomiska risken

Ett tydligt betalningsupplägg är en viktig del av ett professionellt kundprojekt.

Du behöver bestämma när kunden ska betala, hur mycket som ska betalas vid varje tillfälle och vad som händer om betalningen blir sen.

För mindre uppdrag kan det vara rimligt att fakturera hela beloppet i samband med bokning eller efter leverans.

För större projekt kan betalningen delas upp, till exempel:

• en del vid bokning
• en del när konceptet godkänts
• resterande belopp vid slutleverans

Det gör att du inte behöver bära hela den ekonomiska risken under ett långt projekt.

Förskott och handpenning

I många kreativa tjänsteföretag används förskottsbetalning eller handpenning för att reservera tid och minska risken att kunden avbokar efter att arbetet har påbörjats.

Det viktiga är att det framgår tydligt:

• hur stort beloppet är
• när det ska betalas
• om beloppet räknas av från slutpriset
• vilka villkor som gäller vid avbokning eller avbeställning

Använd inte begrepp som handpenning, bokningsavgift och förskott som om de alltid betyder exakt samma sak. Formulera istället tydligt vad betalningen avser och vilka villkor som gäller.

Fakturan behöver vara korrekt

När du fakturerar behöver fakturan innehålla de uppgifter som krävs enligt gällande regler.

Det kan bland annat handla om:

• fakturadatum
• unikt fakturanummer
• säljarens och kundens uppgifter
• vad som har sålts
• pris
• moms där sådan ska tas ut
• betalningsvillkor
• förfallodatum

Som företagare behöver du använda ett system eller en rutin som gör att fakturor, betalningar och bokföringsunderlag går att följa.

Sätt rimliga betalningsvillkor

Du bestämmer i stor utsträckning själv vilka betalningsvillkor du erbjuder, men kunden behöver känna till dem innan avtalet ingås.

Det kan exempelvis stå:

Betalningsvillkor: 10 dagar från fakturadatum.

Förfallotiden bör alltså inte komma som en överraskning först när fakturan skickas.

Sena betalningar

Bestäm också i förväg hur du hanterar försenade betalningar.

Du bör ha en enkel rutin:

1. kontrollera att fakturan verkligen har förfallit
2. skicka en vänlig betalningspåminnelse
3. dokumentera kommunikationen
4. följ gällande regler om eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift och fortsatt kravhantering

Exakta regler och avgiftsnivåer kan förändras och bör därför alltid kontrolleras mot aktuell information.

Det professionella målet är att skapa ett betalningsupplägg där kunden vet när och hur betalning ska ske, samtidigt som företaget inte tar onödigt stor ekonomisk risk.

Ändringar, avbokningar och förseningar – när projektet inte går enligt plan

Även ett välplanerat kundprojekt kan förändras under arbetets gång.

Kunden kan vilja lägga till nya delar, skjuta fram ett möte, ändra riktning eller avbryta uppdraget. Du kan också påverkas av förseningar från leverantörer eller av att kunden lämnar underlag senare än planerat.

Därför behöver dina villkor beskriva hur sådana situationer hanteras.

Ändringar i uppdraget

Om kunden vill ändra något som ligger utanför den ursprungliga omfattningen bör du tydligt beskriva hur det påverkar:

• pris
• arbetstid
• leveranstid
• antal leveranser
• eventuella nya kostnader

Större ändringar bör alltid bekräftas skriftligt innan du börjar arbeta med dem.

Avbokning och avbeställning

Dina villkor bör också beskriva vad som händer om kunden avbokar ett möte eller vill avsluta hela uppdraget.

Det kan till exempel handla om:

• hur långt i förväg ett möte behöver avbokas
• om sen avbokning kan debiteras
• hur redan utfört arbete faktureras
• hur eventuella förskottsbetalningar hanteras
• vad som gäller om kunden avslutar ett projekt som redan har påbörjats

Formuleringarna behöver vara tydliga och förenliga med de regler som gäller för den aktuella kundtypen och tjänsten.

Förseningar

Det är bra att skilja på förseningar som du kan påverka och sådant som ligger utanför din kontroll.

En leveranstid kan till exempel påverkas om kunden:

• lämnar mått för sent
• inte återkopplar på ett förslag
• skjuter fram ett möte
• ändrar projektets omfattning

Det bör framgå att tidsplanen kan behöva justeras i sådana situationer.

Om produkter eller material ingår i projektet behöver du också vara försiktig med att garantera leveranstider som styrs av externa leverantörer.

Dokumentera det som förändras

Ett professionellt arbetssätt är att bekräfta större förändringar skriftligt.

Exempel:

På kundens önskemål utökas uppdraget med ytterligare en justeringsrunda. Tillägget kostar X kronor inklusive moms och den nya leveranstiden blir ...

Det gör att båda parter vet vad som gäller.

Det professionella målet är att dina villkor ska skapa förutsägbarhet även när något ändras, så att du kan hantera situationen sakligt istället för att behöva lösa varje problem från början.

Ansvar, rättigheter till material och användning av projektbilder

När ett inredningsprojekt är färdigt behöver det vara tydligt vem som ansvarar för vad och hur materialet från projektet får användas.

Som inredare kan du skapa exempelvis:

• moodboards
• möbleringsplaner
• ritningar
• visualiseringar
• presentationsmaterial
• färg- och materialpaletter
• produktlistor
• fotografier från projektet

Det är viktigt att inte utgå från att kunden automatiskt får obegränsad rätt att använda allt material på vilket sätt som helst, eller att du själv automatiskt får använda bilder från kundens hem i marknadsföring.

Villkoren bör därför beskriva hur materialet får användas.

Rättigheter till ditt material

Du kan exempelvis ange att kunden får använda materialet för det aktuella privata projektet men att ritningar, visualiseringar och presentationsmaterial inte får säljas vidare eller användas i andra kommersiella sammanhang utan ditt godkännande.

Det är särskilt viktigt om du arbetar med företag, fastighetsprojekt eller andra uppdrag där materialet kan få ett större kommersiellt värde.

Bilder från kundens hem

Fotografier kan vara mycket värdefulla för portfolio, hemsida och sociala medier.

Men kundens hem är en privat miljö.

Därför bör du alltid ha ett tydligt godkännande innan du fotograferar eller publicerar bilder från ett projekt.

Godkännandet bör helst beskriva:

• vilka bilder som får användas
• i vilka kanaler de får publiceras
• om kundens namn får anges
• om adress eller andra identifierande uppgifter ska döljas
• om kunden vill godkänna bilderna före publicering

Ett nej till publicering bör inte påverka själva kunduppdraget.

Produktval och genomförande

Det behöver också vara tydligt vilket ansvar du tar för produkter och tekniska lösningar.

Om du rekommenderar en möbel, armatur eller ett material behöver kunden förstå om du endast lämnar ett designförslag eller om du även ansvarar för beställning, leverans och installation.

Som inredare bör du inte ta ansvar för sådant som kräver särskild teknisk behörighet eller specialistkompetens om det inte faktiskt ingår i din yrkesroll och ditt uppdrag.

Det kan exempelvis gälla:

• elinstallationer
• VVS-arbeten
• konstruktion
• våtrumsarbeten
• brandskydd
• andra tekniska installationer

Där ska rätt fackkompetens användas och aktuella regler följas.

Tydlighet skyddar båda parter

Syftet med villkor om ansvar och rättigheter är inte att skapa onödig juridik.

Det handlar om att göra det tydligt:

Vad levererar jag? Vad får kunden göra med materialet? Vad ansvarar jag för – och vad ligger utanför mitt uppdrag?

Övning – Skapa en professionell offert och grundläggande villkor

I den här övningen ska du skapa ett enkelt men professionellt offertunderlag för en av de inredningstjänster du tog fram tidigare.

Välj en tjänst och utgå från ett fiktivt kunduppdrag.

Offerten ska innehålla:

• företagets namn och kontaktuppgifter
• kundens namn
• datum
• offertens giltighetstid
• en tydlig beskrivning av uppdraget
• vad som ingår
• vad som inte ingår
• hur många möten som ingår
• hur många justeringsrundor som ingår
• leveransform
• preliminär tidsplan
• pris
• moms
• totalpris
• betalningsvillkor
• eventuella tilläggskostnader
• hur kunden accepterar offerten

Lägg därefter till ett kort avsnitt med grundläggande villkor.

Beskriv:

• hur ändringar i uppdraget hanteras
• vad som gäller vid extra arbete
• vad som gäller vid avbokning eller avbeställning
• hur förseningar hanteras
• vad kunden ansvarar för att lämna för underlag
• hur betalning ska ske
• hur ritningar och presentationsmaterial får användas
• om och hur projektbilder får användas i portfolio eller marknadsföring
• vilka delar som ligger utanför ditt professionella ansvar

Läs sedan dokumentet ur kundens perspektiv.

Fråga dig:

• Förstår jag exakt vad jag köper?
• Vet jag vad slutpriset är?
• Vet jag när arbetet ska vara färdigt?
• Förstår jag vad som händer om jag vill ändra något?
• Finns något som kan tolkas på flera olika sätt?
• Är språket professionellt men lätt att förstå?

Avsluta med 5–8 meningar där du beskriver vilka delar av offerten och villkoren du tycker är viktigast för att förebygga missförstånd mellan kund och inredare.

Syftet är att träna på att skapa en tydlig övergång från kundförfrågan till ett konkret och dokumenterat uppdrag.

Sammanfattning

I den här lektionen har du arbetat med hur ett inredningsuppdrag går från förfrågan till en tydlig och professionell överenskommelse.

Du har gått igenom vad en offert bör innehålla, hur uppdragets omfattning och avgränsningar kan beskrivas och varför förändringar under projektets gång behöver dokumenteras.

Du har också arbetat med betalningsvillkor, förskott, fakturering, avbokningar, förseningar, ansvar och rättigheter till material och projektbilder.

Tydliga dokument och villkor minskar risken för missförstånd och gör det lättare att hantera situationer där kundens önskemål eller projektets förutsättningar förändras.

Efter lektionen ska du kunna

Efter lektionen ska du kunna:

• skapa en tydlig och professionell offert
• beskriva vad som ingår och inte ingår i ett uppdrag
• formulera grundläggande betalningsvillkor
• förstå hur ändringar och tillägg bör dokumenteras
• skilja mellan mindre justeringar och förändrad uppdragsomfattning
• beskriva hur avbokning, avbeställning och förseningar kan hanteras
• förstå vikten av skriftliga överenskommelser
• formulera tydliga gränser för ditt professionella ansvar
• hantera rättigheter till ritningar och presentationsmaterial
• inhämta tydligt godkännande innan kunders projektbilder används i marknadsföring
• skapa villkor som är begripliga för kunden och användbara i praktiken