Lektion 5 – Ekonomi, moms och bokföring

Företagets pengar – skillnaden mellan intäkt, kostnad, resultat och likviditet

För att kunna driva ett företag behöver du förstå några grundläggande ekonomiska begrepp.

De beskriver olika saker och bör inte blandas ihop.

Intäkt

En intäkt är värdet av det företaget har sålt under en viss period.

Om du säljer ett inredningspaket för 10 000 kronor exklusive moms är det försäljningen som påverkar företagets intäkter.

Kostnad

En kostnad är det företaget förbrukar för att kunna bedriva verksamheten.

Det kan till exempel vara:

• bokföringsprogram
• webbplats
• försäkring
• marknadsföring
• resor
• programvara
• kontorsmaterial
• professionella tjänster

Resultat

Resultatet visar skillnaden mellan företagets intäkter och kostnader.

En förenklad modell är:

Intäkter – kostnader = resultat

Om företaget har intäkter på 300 000 kronor och kostnader på 120 000 kronor blir resultatet:

300 000 – 120 000 = 180 000 kronor

Det betyder inte automatiskt att 180 000 kronor finns tillgängliga på bankkontot.

Likviditet

Likviditet handlar om företagets förmåga att betala sina räkningar när de förfaller.

Ett företag kan vara lönsamt på papperet men ändå få problem med likviditeten.

Det kan till exempel hända om:

• kunder betalar sent
• stora kostnader kommer innan kundbetalningar
• företaget gör stora inköp
• mycket pengar behöver avsättas för skatt eller moms

Därför behöver du både följa företagets resultat och hålla koll på hur mycket pengar som faktiskt finns tillgängligt.

Omsättning är inte samma sak som vinst

Omsättning beskriver företagets försäljning, inte hur mycket du tjänar.

Om företaget säljer tjänster för 500 000 kronor under ett år betyder det inte att du har tjänat 500 000 kronor.

Från försäljningen ska verksamhetens kostnader betalas, och därefter påverkas det ekonomiska utfallet också av skatter och andra skyldigheter beroende på företagsform och situation.

Som företagare behöver du därför kunna skilja mellan:

pengar som kommer in, företagets kostnader, företagets resultat och pengar som faktiskt finns tillgängliga.

Moms i praktiken – utgående moms, ingående moms och varför momsen inte är företagets pengar

Moms är en skatt på varor och tjänster som företag i många fall tar ut av kunden och sedan redovisar vidare till staten.

För de flesta inredningstjänster i Sverige är momssatsen normalt 25 procent, men du behöver alltid kontrollera vad som gäller för just din verksamhet och dina tjänster.

När du säljer en tjänst och lägger på moms uppstår utgående moms.

Om du exempelvis säljer en tjänst för 8 000 kronor exklusive moms blir det:

8 000 kr + 25 % moms = 10 000 kr inkl. moms

De 2 000 kronorna i moms är inte företagets intäkt. De är moms som företaget tar in från kunden för att senare redovisa till Skatteverket.

När företaget istället köper något och betalar moms på inköpet uppstår ingående moms.

Det kan till exempel vara moms på:

• program och abonnemang
• kontorsmaterial
• vissa resor och inköp
• marknadsföring
• företagstjänster
• arbetsmaterial

I en momspliktig verksamhet får företaget normalt kvitta avdragsgill ingående moms mot den utgående momsen.

Ett förenklat exempel:

Utgående moms under perioden: 12 000 kr
Avdragsgill ingående moms: 4 000 kr

Då blir mellanskillnaden:

12 000 – 4 000 = 8 000 kr

som ska redovisas enligt företagets momsperiod.

Lägg undan momsen

Ett vanligt misstag är att titta på saldot på företagskontot och tänka att alla pengar kan användas.

Om en kund betalar 10 000 kronor inklusive moms är en del av beloppet moms som senare ska redovisas.

Därför är det klokt att ha en tydlig rutin för att inte använda pengar som behövs till kommande moms- och skattebetalningar.

Hur ofta redovisas moms?

Hur ofta moms ska deklareras kan variera mellan företag. Moms kan exempelvis redovisas månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på verksamheten och registreringen.

Det viktiga är att du känner till vilken redovisningsperiod ditt företag har och vilka datum som gäller.

Alla inköp ger inte automatiskt momsavdrag

Att något köps av ett företag betyder inte automatiskt att momsen får dras av.

Kostnaden behöver ha koppling till verksamheten och reglerna kan skilja sig mellan olika typer av inköp.

Vid osäkerhet behöver du kontrollera aktuell information hos Skatteverket eller ta hjälp av någon med rätt ekonomisk kompetens.

Det professionella målet är att förstå att moms är ett separat ekonomiskt flöde som behöver följas, dokumenteras och redovisas korrekt.

Bokföring och verifikationer – vad som behöver dokumenteras

Bokföring är företagets löpande dokumentation av ekonomiska händelser.

Det kan till exempel vara:

• kundfakturor
• leverantörsfakturor
• kvitton
• bankbetalningar
• kortköp
• återbetalningar
• moms
• andra in- och utbetalningar

Varje bokförd händelse behöver kunna styrkas med ett underlag. Ett sådant underlag kallas verifikation.

En verifikation kan exempelvis vara en faktura, ett kvitto eller annat dokument som visar vad affärshändelsen avser.

Underlaget behöver göra det möjligt att förstå:

• vad som har köpts eller sålts
• datum
• belopp
• vem motparten är
• eventuell moms
• hur händelsen hör ihop med verksamheten

Skapa ordning från början

Det är betydligt enklare att bokföra löpande än att försöka återskapa flera månaders ekonomi i efterhand.

Ett bra arbetssätt kan vara att:

• spara alla kvitton direkt
• använda ett separat företagskonto
• fakturera genom ett tydligt system
• stämma av bankkontot regelbundet
• kontrollera obetalda kundfakturor
• se till att digitala underlag går att hitta igen
• ha fasta tider för ekonomiadministration

För ett mindre företag kan det räcka att avsätta en bestämd stund varje vecka eller månad för att gå igenom underlagen.

Blanda inte privat och företag

Även om enskild näringsverksamhet juridiskt är knuten till dig som privatperson är det klokt att hålla företagets betalningar så separerade som möjligt från privatekonomin.

Det gör det lättare att se:

• vad företaget faktiskt tjänar
• vilka kostnader verksamheten har
• vilka betalningar som hör till företaget
• hur mycket pengar som behöver finnas kvar till skatt och moms

Om privata och företagsrelaterade transaktioner blandas blir bokföringen mer svåröverskådlig.

Du ansvarar även om du tar hjälp

Du kan anlita en redovisningskonsult eller använda ett bokföringsprogram, men som företagare behöver du ändå ha tillräcklig kontroll för att förstå företagets ekonomi och se till att rätt underlag lämnas.

Du bör åtminstone kunna följa:

• försäljning
• kostnader
• obetalda fakturor
• moms
• resultat
• pengar på kontot

Det professionella målet är inte att du ska kunna allt inom redovisning själv, utan att du skapar en ekonomisk struktur där varje affärshändelse går att följa och där du har kontroll över verksamhetens siffror.

Kundfakturor och leverantörsfakturor – pengar in och pengar ut i praktiken

I företagets vardag behöver du kunna skilja mellan kundfakturor och leverantörsfakturor.

En kundfaktura är en faktura som du skickar till kunden när företaget har sålt en tjänst eller vara.

En leverantörsfaktura är en faktura som företaget får från någon annan och som ska betalas.

Det kan till exempel vara en faktura för:

• bokföringsprogram
• webbhotell
• marknadsföring
• materialprover
• konsulttjänster
• programvara
• andra företagskostnader

Kundfakturor

När du fakturerar en kund behöver fakturan vara tydlig och korrekt.

Den bör bland annat innehålla:

• fakturadatum
• fakturanummer
• företagets uppgifter
• kundens uppgifter
• vad fakturan avser
• pris
• moms där sådan ska tas ut
• totalbelopp
• betalningsvillkor
• förfallodatum
• betalningsuppgifter

Beskriv gärna tjänsten tydligt.

Skriv hellre:

Komplett inredningsförslag för vardagsrum enligt accepterad offert daterad XX

än enbart:

Inredningstjänst

Det gör fakturan lättare att koppla till uppdraget och minskar risken för missförstånd.

Kontrollera att kunden betalar

En skickad faktura är inte samma sak som pengar på kontot.

Därför behöver du regelbundet kontrollera:

• vilka fakturor som är skickade
• vilka som är betalda
• vilka som har passerat förfallodatum
• om någon betalning saknar tydlig referens

Obetalda fakturor påverkar företagets likviditet även om försäljningen ser bra ut.

Leverantörsfakturor

När företaget får en leverantörsfaktura behöver du kontrollera att:

• företaget faktiskt har beställt det som faktureras
• beloppet är korrekt
• momsen ser rimlig ut
• betalningsdatumet är känt
• fakturan sparas som bokföringsunderlag

Det är också bra att undvika att betala företagsfakturor direkt utan att först kontrollera vad de avser.

Skapa en enkel rutin

En grundläggande fakturarutin kan vara:

Skicka → registrera → följ upp → matcha betalning → bokför → spara underlaget

För leverantörsfakturor kan rutinen istället vara:

Ta emot → kontrollera → godkänn → betala → bokför → spara

När du arbetar på samma sätt varje gång minskar risken för missade betalningar, dubbla betalningar eller borttappade underlag.

Det professionella målet är att du alltid ska kunna se vem som är skyldig företaget pengar, vilka fakturor företaget själv behöver betala och hur dessa händelser hör ihop med bokföringen.

Budget och ekonomisk uppföljning – hur du ser om verksamheten utvecklas åt rätt håll

En budget är en plan för företagets framtida ekonomi.

Den hjälper dig att uppskatta hur mycket företaget behöver sälja, vilka kostnader som väntas och om verksamheten ser ut att kunna bära sig ekonomiskt.

En enkel budget kan innehålla:

• förväntad försäljning
• fasta kostnader
• rörliga kostnader
• marknadsföring
• program och abonnemang
• försäkringar
• resor
• bokföring och andra tjänster
• övriga företagskostnader

När du har uppskattat intäkter och kostnader kan du få en bild av vilket resultat verksamheten behöver nå.

Börja med företagets fasta kostnader

Fasta kostnader är sådant som återkommer även under perioder när du har få kunder.

Det kan till exempel vara:

• bokföringsprogram
• webbplats
• försäkring
• vissa programvaror
• telefon
• banktjänster

Dessa kostnader behöver täckas innan verksamheten börjar generera ett ekonomiskt överskott.

Rörliga kostnader

Rörliga kostnader förändras beroende på hur många eller vilka projekt du genomför.

Det kan exempelvis vara:

• resor
• materialprover
• utskrifter
• externa visualiseringar
• frakt
• särskilda projektverktyg

När du prissätter ett projekt behöver du därför förstå vilka kostnader som är generella för företaget och vilka som uppstår på grund av just det projektet.

Följ upp budgeten mot verkligheten

En budget är bara en prognos.

Därför behöver du regelbundet jämföra:

Budgeterat
med
Faktiskt utfall

Om du exempelvis räknade med en försäljning på 40 000 kronor under en månad men faktiskt sålde för 25 000 kronor behöver du förstå varför.

På samma sätt behöver du reagera om kostnaderna blir högre än planerat.

Följ några få nyckeltal

Du behöver inte analysera mängder av siffror varje vecka.

För ett mindre inredningsföretag kan det vara värdefullt att regelbundet följa:

• omsättning
• kostnader
• resultat
• pengar på företagskontot
• obetalda kundfakturor
• bokade kommande uppdrag
• genomsnittlig intäkt per projekt
• faktisk arbetstid i förhållande till projektpris

Det ger dig en tydligare bild av både företagets ekonomi och hur dina tjänster fungerar.

Omsättningsmål behöver översättas till kunder

Ett ekonomiskt mål blir mer användbart när du kopplar det till tjänsterna du säljer.

Om du exempelvis vill sälja för 40 000 kronor exklusive moms per månad och ditt genomsnittliga projektpris är 10 000 kronor innebär det ungefär:

40 000 ÷ 10 000 = 4 projekt per månad

Därefter behöver du fråga dig om fyra projekt är realistiskt utifrån hur lång tid varje uppdrag tar.

På så sätt kan budget, prissättning och arbetskapacitet kopplas samman.

Det professionella målet är att du inte bara ska kunna se hur företaget har gått, utan också använda ekonomin för att planera vad verksamheten behöver göra framåt.

Skatt och att avsätta pengar – varför saldot på företagskontot inte visar hur mycket du kan använda

Det är lätt att titta på saldot på företagskontot och tro att hela beloppet är tillgängligt.

Så är det inte.

En del av pengarna kan behöva användas till:

• moms
• preliminär skatt
• arbetsgivaravgifter om företaget har anställda
• kommande leverantörsfakturor
• program och abonnemang
• försäkringar
• andra återkommande kostnader

Därför behöver du skapa en rutin för att avsätta pengar löpande, istället för att vänta tills skatten eller momsen ska betalas.

Skatt fungerar olika beroende på företagsform

I en enskild näringsverksamhet beskattas du som företagare för verksamhetens överskott. I ett aktiebolag beskattas bolaget för sitt resultat, medan lön till dig hanteras separat.

Exakta skatteregler, procentsatser och betalningsdatum kan förändras och behöver därför alltid kontrolleras mot aktuell information.

Det viktiga i den här kursen är att förstå principen:

företagets försäljning är inte samma sak som pengar du kan använda privat.

Skapa separata reserver

Ett praktiskt arbetssätt kan vara att ha tydliga ekonomiska reserver, till exempel för:

• moms
• skatt
• kommande kostnader
• oförutsedda utgifter

Vissa företagare väljer att använda separata bankkonton för detta. Det är inget krav, men det kan göra ekonomin betydligt lättare att överblicka.

Planera för ojämna månader

Ett inredningsföretag har sällan exakt samma försäljning varje månad.

En månad kan innehålla flera stora projekt medan nästa månad är lugnare.

Därför är det klokt att inte automatiskt ta ut eller använda allt överskott under starka månader.

En ekonomisk buffert kan hjälpa företaget att klara:

• perioder med färre kunder
• sena kundbetalningar
• sjukdom
• oväntade kostnader
• större investeringar
• semester och ledighet

Gör skatten till en planerad kostnad

Ett vanligt problem i nystartade företag är att skatt betraktas som något som kommer senare.

Ett bättre sätt att tänka är att skatt är en del av företagets ekonomiska planering från början.

När pengar kommer in behöver du alltså redan veta att en del av dem inte är tillgängliga för konsumtion eller nya inköp.

Det professionella målet är att kunna se skillnad mellan pengar på kontot och pengar som faktiskt är fria att använda.

Övning – Skapa en enkel ekonomisk månadsrutin för ditt företag

I den här övningen ska du skapa en enkel rutin för hur du varje månad följer upp företagets ekonomi.

Börja med att bestämma en fast dag varje månad då du går igenom ekonomin.

Din rutin ska minst innehålla att du kontrollerar:

• att alla kundfakturor är skickade
• vilka kundfakturor som är betalda
• om någon faktura har passerat förfallodatum
• att leverantörsfakturor och andra kostnader är registrerade
• att alla kvitton och underlag finns sparade
• hur mycket företaget har sålt under månaden
• vilka kostnader företaget haft
• hur resultatet ser ut
• hur mycket pengar som finns på företagskontot
• hur mycket som behöver avsättas till moms och skatt
• vilka kommande betalningar företaget har
• vilka uppdrag som är bokade framåt

Skapa sedan en enkel månadsöversikt med rubrikerna:

Försäljning
Kostnader
Resultat
Obetalda kundfakturor
Kommande kostnader
Avsatt för moms
Avsatt för skatt
Tillgängliga pengar
Bokade kommande projekt

Du behöver inte göra avancerade ekonomiska rapporter. Syftet är att skapa en rutin som gör att du regelbundet ser hur verksamheten faktiskt mår.

Avsluta med 5–8 meningar där du beskriver:

• vilka ekonomiska siffror du tycker är viktigast att följa
• hur ofta du vill kontrollera ekonomin
• hur du tänker undvika att blanda företagets pengar med privata pengar
• hur du vill planera för månader med lägre försäljning

Syftet med övningen är att bygga en enkel ekonomisk vana som gör att du kan upptäcka problem tidigt och fatta bättre beslut i verksamheten.

Sammanfattning

I den här lektionen har du arbetat med grunderna i företagets ekonomi och fått en tydligare bild av hur pengar rör sig genom verksamheten.

Du har gått igenom skillnaden mellan intäkt, kostnad, resultat och likviditet, hur moms fungerar i praktiken och varför moms inte ska ses som företagets egna pengar.

Du har också arbetat med bokföring, verifikationer, kundfakturor, leverantörsfakturor, budget, ekonomisk uppföljning och vikten av att avsätta pengar till skatt och andra kommande kostnader.

En välorganiserad ekonomi gör det lättare att förstå hur verksamheten faktiskt mår och ger bättre underlag för beslut om priser, kostnader och framtida utveckling.

Efter lektionen ska du kunna

Efter lektionen ska du kunna:

• skilja mellan intäkt, kostnad, resultat och likviditet
• förstå grundprinciperna för utgående och ingående moms
• förstå varför moms behöver hanteras separat från företagets intäkter
• beskriva vad bokföring och verifikationer innebär
• skapa enkla rutiner för kvitton och ekonomiska underlag
• skilja mellan kundfakturor och leverantörsfakturor
• följa upp obetalda fakturor och kommande kostnader
• göra en enkel budget
• jämföra budget med faktiskt utfall
• följa några grundläggande ekonomiska nyckeltal
• förstå varför omsättning inte är samma sak som vinst
• avsätta pengar för skatt, moms och kommande utgifter
• skapa en enkel månadsrutin för företagets ekonomi